شیوه نامه ی نگارش نامه های رسمی و اداری

مقدمه

 نامه ها از مهم ترین وسایل ایجاد ارتباط میان انسان ها هستند که از دیرباز مورد استفاده افراد بشر بوده و همچنان در این زمینه نقش مهمی برعهده دارند.  نامه ها و مکاتبات به طور کلی دو نوع هستند :

الف-  نامه های رسمی و اداری

ب- نامه های خصوصی و دوستانه

نامه های رسمی و اداری عبارتند از :

- نامه های اداری

- پیام های تبریک ، تسلیت ، دعوت ، تشکر و ...

  نوشته ی حاضر شامل چند بخش است :

1- تعریف نامه های رسمی و اداری...

2- آشنایی با انواع ویرایش ها ( ویرایش فنی ، ویرایش ساختاری و ویرایش تخصصی )

3- نمونه ای از یک نامه رسمی و اداری .

4-  منابع نوشته

  نامه های رسمی و اداری:

نامه های رسمی و اداری نامه هایی هستند که فردی که در اداره یا سازمانی به کار اشتغال دارد برای شخص دیگری که در همان اداره یا سازمان یا سازمان دیگری کار می کند می نویسد.

کلمات مخصوص نامه های رسمی و اداری:

 برای نوشتن این گونه نامه ها از کلمات خاصی استفاده می کنیم : متقاضی ، مدارک پیوست و

اقدام لازم .

قسمتهای مختلف نامه های رسمی و اداری:

1)    سرآغاز  (  ذکر نام خداوند )

2) تاریخ   ( که در سمت چپ بالای نامه نوشته می شود ).

3)  موضوع نامه  ( تقاضای مرخصی / تقاضای انتقال / و ... )

4) عنوان  ( چون مدیریت محترم .... / سازمان محترم .../ اداره ی محترم ...)

5) کلمات احترام ( با عرض سلام / احتراماً / مستدعی است / خواهشمند است / سپاسگزارم...)

6)  متن نامه

7) امضاء

نکاتی که هنگام نوشتن نامه های رسمی و اداری باید به آنها توجه کنیم:

1) نامه خلاصه ، صریح و بی ابهام باشد. از نوشتن تعارفات بیهوده ، درددل و ... پرهیز کنید .

2) در شروع و پایان نامه از کلمات احترام آمیز استفاده کنید اما چرب زبانی و تملق در آن روا نیست.

3) اگر ادعا و شکایتی در نامه طرح کرده اید، باید اسناد و مدارک لازم را با نامه همراه کنید.

4) کاغذ باید تمیز، مقاوم و در اندازه ای معین ( معمولاً  21 × 15  یا  30  × 21  ) باشد.

5) نامه ی اداری باید بدون خط خوردگی باشد و حتماً پاک نویس شود. ( رعایت نشانه گذاری، بند،پاراگراف و حاشیه گذاری ضروری است) .

6) گذاشتن تاریخ نامه ( در گوشه ی سمت چپ بالا) و امضا ( در گوشه ی سمت چپ پایین لازم است.)

7) ذکر نام و نشانی کامل و در صورت لزوم شغل و محل کار یا تلفن تماس ضروری است.

8) سعی کنید از نامه ای که می فرستید ، تصویر ( فتوکپی) تهیه کنید یا هنگام تحویل آن ، رسید دریافت دارید.

ویراش فنی:

منظور از ویرایش فنی آراستگی ظاهری و نظم و ترتیب داشتن نوشته است . یکی از کارهایی که در این ویرایش انجام می گیرد رعایت علایم نگارش است.

با شناخت علایم نگارشی و کاربرد آن ها ، از این پس سعی کنید درست بنویسید و درست بخوانید. برای نشانه گذاری نوشته های خود می توانید از جدول زیر استفاده کنید.

جدول نشانه گذاری

ردیف	نشانه	نام	موارد استفاده
1	0	نقطه	1-در پایان همه ی جمله ها به جز جمله های پرسشی و تعجبی: هوا ابری  است. شاید درک این مسئله دشوار باشد.  2-پس از هر حرفی که به صورت نشانه ی اختصار به کار رفته باشد: ابن  سینا متولد سال 428 هـ . ش
2	،	ویرگول	1)میان عبارت:  او با تلاش بسیار صادقانه، به مقصود رسید.                            2)پس از منادا:  خدایا، مرا عفو کن.  3) هرجا کلمه یا عبارتی به عنوان توضیح ، در ضمن جمله یا عبارتی دیگر  آورده شود:  سهراب سپهری ، شاعر معاصر، به نقاشی  علاقه ی فراوان داشت.  همان جا ، زیر آن درخت ، نشسته بودم.  4) بین چند کلمه که اسناد واحدی باشد:  فردوسی ، مولوی، سعدی و حافظ از بزرگان شعر فارسی هستند.  5) بین دو کلمه که ممکن است خواننده آن ها را با کسره ی اضافه بخواند:  پدر، حسن را سرزنش کرد.  6) میان جمله های غیر مستقل که در مجموع جمله ی کاملی را تشکیل  می دهند:  اگر شب ها همه قدر بودی، شب قدر بی قدر بودی.
3	:	دو نقطه	1)قبل از نقل قول:  صاحب نظران آموزشی می گویند : شرط درست نوشتن، درست فهمیدن  است.  2)هنگام برشمردن اجزای یک چیز:  آثار جلال آل احمد عبارت اند از: خسی در میقات،مدیر مدرسه،سه تار و ...  3)  جلوی کلماتی که می خواهیم آن ها را معنی کنیم : نغز : دل کش
4	؟	علامت سئوال	1)در پایان جمله پرسشی:                                                            آیا تاکنون کتاب گلستان سعدی را خوانده ای ؟  2) برای نشان دادن مفهوم تردیدیا استهزا:  وفات حافظ در 721 (؟)اتفاقافتاد.  او نابغه (؟ ) است.
5	!	علامت تعجب یا خطاب	1) در پایان جمله ی تعجبی،تاکیدی،عاطفی:       عجب روزگاری است!  2) پس از اصوات:  هان! ای دل عبرت بین.
6	((   ))	گیومه	1) سخنی که به طور مستقیم از جایی یا کسی نقل می شود:  پیامبرفرمودند: (( طلب دانش بر هر مسلمانی واجب است.))  2) اسامی و عناوین و اصطلاحات علمی یا فنی ( فقط بار اول ).  (( صور خیال )) از اجزای اصلی شعر است.
7	؛	نقطه ویرگول	1)برای جداکردن جمله هایی که از جهت ساختمان و مفهوم مستقل به  نظر می رسند.  ولی در یک عبارت طولانی ، با یک دیگر بستگی معنایی دارند.  دانش آموز باید درس بخواند؛ منظم باشد و به سخنان معلم گوش فرا دهد.  2)در بیان توضیح و مثال پیش از کلمه های ((مثلاً ))، (( فرضاً))، ((یعنی ))  و ...  هنگام نگارش باید خوب دید؛ یعنی، دقت داشت و هوشیاربود

جدول نشانه گذاری

ردیف	نشانه	نام	موارد استفاده
8	ــ	خط فاصله	1) در مکالمه ی بین اشخاص داستان ها یا نمایش نامه ها یا ذکر مکالمات  تلفنی، در ابتدای جمله و از سر سطر به جای نام گوینده :  - کجا بودی ؟  - کتاب خانه .  - چه کتابی انتخاب کردی ؟  - خدمات متقابل اسلام و ایران  2) هنگامی که دو کلمه بر روی هم دو جنبه ی مختلف از یک منظور را نشان  دهند:  مباحث اجتماعی – روانی گاه بسیار به هم پیوند می خورند.  3) به معنی (( تا )) و (( به )) برای بیان فواصل زمانی و مکانی  قطار تهران – مشهد حرکت کرد.  4) برای جداکردن عبارت معترضه :   حضرت علی – علیه السلام – فرمود...  5) هرگاه کلمه ای در آخر سطر نگنجد، با قراردادن یک خط فاصله بقیه ی آن  را در سطر بعد می نویسیم:  در نگارش هایی که جنبه ی ادبی دارند استفاده از احساس و عاطفه ، صور-  خیال، صمیمیت،  شیوه ها ی مهم پرورش مطلب هستند.
9	...	سه نقطه	1)برای نشان دادن جملات و کلمات محذوف:  کنایه ، استعاره ، مجاز، تشخیص و ... جنبه هایی از صور خیال را تشکیل  می دهند.  2)سخن ناتمام :  شما... شما ... زبانم لال ...  3)برای نشان دادن کشش هجا در گفتار:  سقفهر.... ی ریخت . آها... ی حسین ، کجایی ؟  4)افتادگی کلمه یا کلماتی از یک نسخه ی خطی:  اول چیزی که نگاه کنند روز قیامت نماز بود. اگر تمام باشد و به شرط بود  بپذیرند و دیگر ...  چنان که باشد بپذیرند.
10	[ ]	قلاب	1) مطالبی که جزاصل کلام نباشد:  معلم:  خوشحالم که اعلام کنم کلاس شما بین سایر کلاس های مدرسه  بالاترین نمره را کسب کرده است . [ ابراز احساسات دانش آموزان کلاس  ]  2) در تصحیح متون کلمات الحاقی یا توضیحات احتمالی در قلاب گذاشته می  شود:  گفت: من مردی طرارم،  [ تو ] این زر به من امانت دادی ...  3) دستورهای اجرایی در نمایش نامه ها:  حسین [ با نیش خند ] فکر می کنید این کار به صلاح شما باشد؟
11	( )	کمانک (پرانتز)	1)معنی و معادل یک کلمه :  زندگی نامه ( بیوگرافی ) و حسب حال ( اتو بیوگرافی )  دو حوزه ی مهم  نگارشی هستند.  2) توضیح بیشتر :  بنای واقع گرایی ( همان رئالیسم در مکاتب ادبی غربی ) بر حقیقت گویی  است.  3) ذکر تاریخ ، شهرت ، تخلص ، نام سابق و...  ابن سینا ( 370- 428 هـ ) از نوابغ شرق و جامع علوم گوناگون بود.

جدول نشانه گذاری

ردیف	نشانه	نام	موارد استفاده
12	/	ممیز ( خط مورب)	1)برای جداکردن روز ، ماه، سال: خواهشمند است در تاریخ 24/1/86  در محل مدرسه حضور به هم رسانید. 2) برای جدا کردن مصرع های یک بیت: آی آدم ها/ یک نفر دارد که دست و پای دائم می زنددر آب
13	*	ستاره	1)برای توضیح یک کلمه در پاورقی 2) در آغاز یک سطر به نشانه ی شروع مطلب جدید
14		پیکان	برای نشان دادن نتیجه ی ترکیب چند جزء یا تجزیه ی یک کلمه : (( از پا افتادن )) از چند بخش تشکیل شده است.از ( حرف اضافه) + پا ( اسم ) + افتادن( مصدر )
15	"	ایضاً	علامت جملات و کلمات مشابه : کتاب (( زبان فارسی )) سال اول دبیرستان "       "           "   دوم  "
16	{}	آکلاد (دو ابرو )	برای نشان دادن انشعاب :  ساده
17	=	تساوی	برای نشان دادن تساوی میان دو مطلب :  آمدم که تو را ببینم = برای دیدن تو آمدم.

ویرایش ساختاری ( زبانی  )

منظور از ویرایش ساختاری شناسایی کاربردهای خلاف دستور و زبان و یا تعبیر های نامناسب و ناروا در نوشته و گذاشتن شکل درست آنها به جای اشکال نادرست است .

در چند فصل مختلف بررسی می کنیم. مهمترین عنوان های این فصول عبارتند از :      

                 1- جمع           2- مذکر مونث    3- حشو          4- موارد دیگر

 

1- جمع بستن کلمه فارسی با علامت جمع عربی (( ات،  ون  وین   )) غلط است :

نادرست	درست	توضیح
آزمایشات	آزمایش ها
دستورات	دستورها
فرمایشات	فرمایش ها – فرموده ها
پیشنهادات	پیشنهادها
سفارشات	سفارش ها
دهات	روستاها – ده ها
شیلات		شیل ، کلمه گیلکی است به معنی سدی از چوب که در عرض رودخانه می بندند تا ماهیان پشت آن جمع شوند و صیدشان کنند .  اگر چه شیلات خیلی مصطلح است به جای ان  (( آبزیان  )) یا امور آبزیان پیشنهاد می گردد.
گزارشات	گزارش ها
باغات	باغ ها
گرایشات	گرایش ها
ایلات	ایل ها
گمرکات		برای هر شهرستان یا استان می توان گفت: گمرک برای کل کشور : ادارات گمرک
بازرسین	بازرسان
داوطلبین	داوطلبان

2- جمع بستن هیچ کلمه ای با (( یات )) صحیح نیست.

ننویسیم	بنویسیم
عملیات	کارها ( در مورد امور نظامی :  حمله )
غزلیات	غزل ها
عرقیات	عرق ها -  انواع عرق
کشفیات	اکتشافات

3-افزودن پسوند (( جات )) در آخر هیچ کلمه ای جایز نیست چه فارسی باشد چه عربی ، چه به عنوان پسوند جمع بیاید چه به قول بعضی ، به منزله پسوند نوع و جنس .

ننویسیم	بنویسیم
اداره جات	اداره ها- ادارات
کارخانجات	کارخانه ها
حواله جات – حوالجات	حواله ها
دسته جات – دستجات	دسته ها
نوشته جات	نوشته ها
ترشیجات	ترشی ها – انواع ترشی
سبزیجات	سبزی ها -  انواع سبزی
میوه جات	میوه ها- انواع میوه
مرباجات	مرباها- انواع مربا
شیرینی جات	شیرینی ها- انواع شیرینی
طلاجات	انواع زیورطلا
عتیقه جات	عتیقه ها
ادویه جات	ادویه – انواع ادویه

4- دوباره جمع بستن جمعهای عربی ، غلط است .

ننویسیم	بنویسیم
کسورات	کسور
وجوهات	وجوه
امورات	امور
رسومات	رسوم
شؤونات	شؤون
نذورات	تذور
حبوبات	حبوب
اسنادها	اسناد
مدارک ها	مدارک
اطراف ها	اطراف
اعمال ها	اعمال
افراها	افراد
حوادث ها	حوادث
مراسم ها	مراسم
اخبارها	اخبار
آمالها	آمال

5-  جمع بستن کلمه های غیر عربی به صورت مکسر غلط است: 

غلط	صحیح
اساتید	استادان
فرامین	فرمانها
میادین	میدانها
دهاقین	دهقانان- دهقانها
بساتین	بستانها
افاغنه	افغانان- افغانها
اکراد	کردان- کردها
ارامنه	ارمنیان- ارمنیها
بنادر	بندرها
دروایش	درویشها

 

2- مذکر و مونث

یکی از قواعد و اصول زبان عربی، مطابقت دادن صفت با موصوف در جنسیت است یعنی برای موصوف مذکر، صفت مذکر می آورند و برای موصوف مونث ، صفت مونث

مثل : مکه معظمه – معاصی کبیره – زاویه منفجر اما وقتی که موصوف یا صفت فارسی باشند آوردن علامت تانیث ( ه) در آخر صفت جایز نیست . حتی اگر موصوف ، موثت باشد.

شکل مصطلح	صورت صحیح
خانم مدیره – همسر مربوطه – خواهرمحترمه دختر محجبه- همشیره مکرمه – بانوی فاضله زن مطلقه	خانم مدیر – همسر مربوط- خواهر محترم دختر با حجاب – همشیره مکرم – بانوی فاضل زن طلاق داده شده
دبیر مربوطه – کارشناس مربوطه –  واحد مربوطه-	دبیر مربوط- کارشناس مربوط – واحد مربوط
نامه مورخه – نامه وارده – نامه صادره	نامة مورخ –  نامة وارشده – نامة صادرشده
گناه صغیره – گناه کبیره – گناهان کبیره	گناه صغیره – گناه کبیره – گناهان کبیر
گزارش واصله – بدهی معوقه	گزارش رسیده – بدهی معوق
قرارداد منعقده – دهه مبارکه	قراردادمنعقدشده – دهة مبارک
انسان اولیه – میوه ممنوعه -  خانه مخروبه	انسان نخستین- میوة ممنوع- خانة مخروب
کاغذ باطله – کمکهای اولیه- اتومبیل مسروقه	کاغذ باطل – کمکهای ابتدایی ( نخستین ) – اتومبیل سرقت شده
شناسنامه صادره – حکم صادره – رای صادره	شناسنامة صادرشده –حکم صادرشده – رای صادر شده

ولی اگر بتوان برای همین دسته از ترکیب ها نیز صفت بدون هاء تانیث آورد صحیح تر و شیواتر است.

همچنان که تا پنجاه سال پیش مواد مخدره می گفتند و امروز : مواد مخدر

صحیح	صحیح تر
سورة مبارکه – آیة شریفه قوة مقننه – قوة مجریه – قوة قضائیه	سوره مبارک – آیة شریف قوة قانونگذاری- قوة اجرایی – قوة قضایی
مواد منفجره – موادمحترقه	موادانفجاری – موادآتشزا
مطالب مندرجه	مطالب مندرج

کلمة اینجانبه ، اگر چه همراه موصوف نیاید غلط است و حتی خانمها دربارة خود باید بگویند : اینجانب

 

ننویسیم	بنویسیم
1-مردان لیسانس و زنان لیسانسیه	مردان لیسانسیه و زنان لیسانسیه
2-  برادرم لیسانس ( فوق لیسانس ) ادبیات است.	برادرم ، لیسانسیه ( فوق لیسانسیه ) ادبیات است.
3- آموزش و پروش پانصد لیسانس استخدام می کند.	آموزش و پرورش پانصد لیسانسیه استخدام  می کند
4-  دیپلم ها و فوق دیپلم های فارغ التحصیل امسال به خدمت اعزام می شوند.	دیپلم ها و فوق دیپلمه های فارغ التحصیل امسال به خدمت اعزام می شوند.
5- جاده آسفالت	جاده آسفالته

 

3- حشو 

یکی از شایع ترین و مهم ترین غلط ها ی نگارشی ، آوردن حشو قبیح است.

حشو یعنی آوردن کلام زاید در سخن. حال اگر این کلام زاید، سخن را زشت کند و هیچ توجیهی نداشته باشد حشو قبیح و ازعیوب سخن است . مثال :

1- امیدوارم اقدامات ایشان مثمر ثمر   واقع شود.

2- پیشنهاد شما مفید فایده  بود.

3-  اهالی منطقه از  امداد رسانی  به موقع آتش نشانی و هلال احمر سپاسگزاری کردند.

4- مأموران سعودی از بوسیدن  سنگ حجرالاسود ممانعت می کنند.

5- آرزوی سلامت و سعادتتان را خواستارم.

6- اظهارتنفر خود را نسبت به جنایات صیونیستها ابراز می کنم.

7- علت آمدن او به اینجا برای مذاکره  با رئیس سازمان است.

8- به خودت اعتماد به نفس  داشته باش .

9- برای تهیه برنامه ریزی دقیق به آمار صحیح نیاز داریم.

10- همه باید در فراگیری آموزش  نظامی بکوشند.     ( صحیح ) همه باید در فراگیری فنون نظامی بکوشند.

11- هشتاددرصد مدارس این منطقه دارای رایانه و وسایل پیشرفته آموزشی دارند.

12- احساس خطری را که در مورد افت تحصیلی وجود دارد حس می کنیم.

13- اکنون درس را به طور فهرست وار تکرار می کنم.

14- این کار شما مانند عمل آن فردی می ماند  که ...

15- میان این شیوه تعلیمی با روش  قدیم اختلافات زیادی وجود دارد.

16- فرارسیدن حلول سال نو را به شما تهنیت عرض می کنم .

17- ایمان افراد را از خطر هر نوع انحرافی محفوظ نگه می دارد.

18- بقیة کارمندان دیگر ( سایر کارمندان دیگر) هم مشمول این مزایا می شوند.

19- در مدخل ورودی شهر از ایشان استقبال کردیم.

20- در سن 75 سالگی فوت کرد.

21- گندمها ی او را از سال قبل    پیش خرید کرده اند.

22- اگر من بعد از این  مرتکب تخلف نشود مجازاتش لغو می شود.

23- مدیریت قوی ، مدبر و سالم ، سازمان را از هر آفتی مصون نگه می دارد.

24- خانواده آل صبا از رفتار گ شته خود نسبت به ایران اظهار تأسف کردند.

25- ورزش صبحگاهی در مدارس، ضامن تندرستی جسم و فکر و روح دانش آموزان است.

26- با وجود بودن در صدر فهرست حائزین شرایط دریافت وام هنوز وام به من تعلق نگرفته است.

27- محور بحث رئیس سازمان با وزیر آموزش و پرورش دربارة بازنشستگان بود.

28- لازم است یک دستگاه تهویة هوا در کلاس درس نصب شود.

29- انگیزه فردوسی در سرودن شاهنامه ، علاقه شدید به مهین دوستی بوده است .

30- نرخ آب بها گران شده است .

31- تلاش سازمان بر این است  که از شیوع بیماریهای واگیر دار  جلوگیری کنند.

 

4- ستیز معنایی

ستیز معنایی آن است که بین دو بخش یک کلمه یا ترکیب، تعارض یا تضاد باشد .

1- این اجناس را از مینی سویر  نزدیک اداره خریدم.                            این اجناس را از فروشگاه کوچک نزدیک اداره خریدم.

2- یک بازارچه بزرگ مرزی بین دو استان ایران و پاکستان دایر شد.                    یک بازار بزرگ مرزی بین دو استان ایران و پاکستان دایر شد.

3- برای رنگ آمیزی دیوار به داربست فلزی نیاز داریم                    برای رنگ آمیزی دیوار به بست فلزی نیاز داریم .

4- در نظر است که اتاقهای اداره به رنگ شاد تغییر رنگ داده شود.           در نظر است که اتاقهای اداره به رنگ شادکننده تغییر رنگ داده شود.

5- نانوایان سنتی و فانتزی  بدون مجوز شورای شهر، نان را گران کردند.       پزندگان نان سنتی و فانتزی بدون شورای شهر  نان را گران کردند.

6- اخیراً سواد آموزی ، دچار پیشرفتهای چشمگیری شده است.                 اخیراً سوادآموزی از پیشرفتهای چشمگیری برخوردار شد ه است.

7- تهران از هوای آلوده ای برخوردار است.                    تهران ، هوایی آلوده دارد.

8- فیزیکدانان نظری غلط است .                    دانشمندان فیزیک نظری

9-کشتکاران دیم، غالباً چشمشان به آسمان است .                 دیمی کاران یا کشاورزان دیمی کار

اداره، گریبانگیر مشکلات  فراوانی شده بود                       اداره دچار مشکلات فراوانی شده بود.

10- بدبختانه بعضی از جوانان ، گریبانگیر اعتیادند.                   بدبختانه بعضی از جوانان ، دچار / گرفتار/ مبتلا به / اعتیاد شده اند.

11- باید به سرعت در تکمیل نقایص طرح بکوشیم.                  پس باید بگوییم رفع نقایص

12- آیا از برکردن شکل صحیح   هزارکلمه مورد نیاز ، کاری است از عهده یک شخص عادی بر نیاید؟                       آیا از برکردن شکل صحیح هزارکلمه مورد نیاز ، کا ری است که یک شخص عادی از عهدة آن برنیاید؟

13- نصف لیوان را از شربتی گوارا پرکرد و نوشید.                باید گفت: در لیوان تا نیمه شربت ریخت.

14- ساف اعلام کرد از کشته شدن رهبر نظامیش انتقام خواهد گرفت.               ساف اعلام کرد از قاتل رهبر نظامیش انتقام خواهدگرفت.

  

پس از آن که مطلبی را نوشتیم باید یک بار دیگر آن را بخوانیم . در این بازخوانی مواردی چون حشوها و تکرارها، ناپیوستگی  و ناهمگونی مطالب ، زیاده نویسی ، غلط های املایی و نگارشی و رسم الخطی و ... خود را نشان می دهند.

پس به خاطر داشته باشیم که هیچ نوشته ای را نباید پیش ازبازخوانی، اصلاح ، کاستن ها و افزودن ها ی لازم، تغییرها، جابه جایی مطالب و آراستن و پیراستن عرضه کرد. علاوه بر این هنگام ویرایش نوشته ی خود یا دیگران باید به پرسش های زیر پاسخ دهیم:

آیا آغاز و پایان نوشته مناسب است؟  طرح و چارچوب آن چگونه است؟ اگر نوشته تحقیقی است، آیا ارجاعات و پانوشت ها و منابع آن درست ذکر شده اند؟ کدام قسمت نوشته نامفهوم و مبهم است؟ استدلال ها در کدام بخش ضعیف به نظر می رسند؟آیا دلایل قوی تری نیز می توان ارائه داد؟ آیا عبارت ها یا حتی بندهای اضافه ای هستند که بتوان آن ها را حذف کرد ؟ آیا زبان نوشته در مجموع یک دست است؟

    سعی کنید  نوشته ی خود را یک بار با صدای بلند برای خود یا کسی دیگر بخوانید.

می توانید از روی نوشته ی خود بخوانید و آن را ضبط کنید و چند بار به آن گوش دهید. در این صورت ضعف ها ، گره ها، ناهمگونی ها ، ابهام ها و ... را به شکلی محسوس و نمایان در می یابید.

در ویرایش نوشته، دقت در ارتباط و انسجام بندها نیز کاری اساسی و مهم است.

شاید اکنون برای شما روشن شده باشد که هر نوشته پس از نگارش به صرف وقت ، دقت و تامل زیادی نیاز دارد و البته این کار مستلزم حوصله و بردباری فراوان است. بسیار دیده شده است که نویسنده یا پژوهشگری مواد نوشته ی خود را به خوبی فراهم کرده اما به دلیل ویرایش نکردن نوشته و خود داری از بازخوانی آن، از زحمات خود بهره ای نبرده است. خوب می دانید که در ارزش یابی یک اثر به فرآورده ی نهایی و حاصل کارتوجه می شود نه رنجی که برای پژوهش کشیده شده است.

چنان که قبلاً هم گفتیم ، نوشتن ، محصول آگاهی ، خلاقیت ، دقت، حوصله ، عشق ، علاقه و توجه به ویرایش و پیراستن نوشته از نقایص احتمالی است.

نوشته ی ویراسته به جاده ای می ماند که بارها و بارها کوبیده و صاف و هموار شده باشد.

نامه دارای موضوع ،  عنوان ، شورع ، پایان ، و متن قالبی و کلیشه ای است و حتی نمونه های از پیش نوشته شده دارد.

 

بسمه تعالی 

به : تمامی مدارس شهر، دارالقرآن ، کانون حضرت زینب (س) ، کانون شهید کامفیروزی

موضوع :   اسکان مسافرین نوروزی

 باسلام و احترام ،  ضمن تشکر و قدردانی از همکاری های صمیمانه ی آموزشگاه در سال های گذشته در زمینه ی اسکان مسافران نوروزی با توجه به نزدیک شدن ایام تعطیلات خواهشمند است در فرصت باقی مانده به نکات زیر توجه نمایید تا بتوانیم به نحو شایسته ای از میهمانان عزیز پذیرایی کنیم.

1-    تمامی اتاقها ( به جز دفتر مدیر ، کارگاه و آزمایشگاه ) از ساعات اولیه تعطیلات نوروز برای پذیرایی از مسافرین آماده باشد.

2-    امکانات اولیه از جمله ( یخچال ، اجاق گاز و ... ) در اختیار میهمانان قرار گیرد.

3-    تلویزیون در محل مناسب جهت استفاده مسافرین نصب شود.